Schlanke Prozesse, klare Datenstrukturen – wie das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e. V. seine Seminarorganisation digitalisierte
Das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e. V. mit Sitz in Magdeburg und Halle/Saale ist eine zentrale Bildungseinrichtung für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren unterstützt das Institut Kommunalverwaltungen, Behörden und öffentliche Arbeitgeber bei der Aus- und Fortbildung ihrer Beschäftigten.
Das Angebot reicht von Seminaren und Zertifikatslehrgängen über Beschäftigten- und Fortbildungslehrgänge bis hin zu Tagungen, Kongressen und Workshops.
Thomas Pfitzner, Teamleiter Zentrale Dienste/IT, berichtet, wie die Einführung von edunamix die Seminarverwaltung entscheidend modernisiert und die täglichen Abläufe deutlich vereinfacht hat.
Vor der Digitalisierung: Viele Systeme, wenig Überblick
Vor der Einführung von edunamix war die Seminarverwaltung auf mehrere Insellösungen verteilt. Teilnehmerdaten befanden sich in verschiedenen Systemen und Excel-Tabellen, was zu doppelten Einträgen, fehleranfälliger Pflege und großem Abstimmungsaufwand führte.
Wichtige Prozesse – etwa Anmeldungen, Rechnungen, Teilnehmerkommunikation oder die Organisation von Zertifikaten – mussten manuell bearbeitet werden.
Diese Situation führte zu mehreren Herausforderungen, die sich wie folgt zusammenfassen lassen:
- Verzögerungen in den Abläufen
- Zusätzlicher Abstimmungsbedarf im Team
- Längere Reaktionszeiten gegenüber Teilnehmenden und Dozenten
- Komplexere Planung
- Eingeschränkte Skalierbarkeit des Weiterbildungsangebots
- Beeinträchtigung der Teilnehmerzufriedenheit
„Unsere Verwaltungsprozesse waren fragmentiert und zeitaufwendig. Die zentrale Nachverfolgung von Anmeldungen oder Zahlungen war schwierig, und es fehlte die Übersicht über den aktuellen Status der Veranstaltungen.“
Thomas Pfitzner, Teamleiter Zentrale Dienste/IT
Die Entscheidung für edunamix: Eine Software, die mitdenkt
Auf der Suche nach einer passenden Lösung setzte das Institut auf eine strukturierte Markterkundung und intensive Internetrecherche.
Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von edunamix waren:
- Benutzerfreundlichkeit und logischer Aufbau
- Umfassender Funktionsumfang für die Seminarverwaltung
- Nahtlose Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie dem CMS der Website
- Zuverlässiger Support und persönlicher Ansprechpartner
- Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis
Reibungslose Einführung und schnelle Integration
Die Implementierung der Software verlief reibungslos und zügig. Durch die klare Anleitung, praxisnahe Schulungsunterlagen und kompetente Betreuung konnte edunamix ohne lange Einarbeitungszeit in die Abläufe integriert werden. Besonders positiv wurde die direkte Kommunikation mit dem Support-Team hervorgehoben, das bei Anpassungen und Fragen schnell reagierte.
Eine Partnerschaft, die seit 20 Jahren trägt
Bereits seit rund zwei Jahrzehnten setzt das Studieninstitut auf die Zusammenarbeit mit edunamix.
Was als Softwareeinführung begann, hat sich zu einer stetig wachsenden Partnerschaft entwickelt, die von gegenseitigem Vertrauen, Verlässlichkeit und kontinuierlicher Weiterentwicklung geprägt ist.
In dieser Zeit wurde die Anwendung regelmäßig erweitert, optimiert und an neue Anforderungen angepasst – immer mit dem Ziel, den Bildungsalltag effizienter zu gestalten.
„Die kontinuierliche Zusammenarbeit über so viele Jahre zeigt, wie stabil und zukunftsfähig das System ist. Wir wachsen mit edunamix und edunamix wächst mit uns.“
Thomas Pfitzner
Nutzung im Alltag: Zentral, strukturiert und intuitiv
Heute bildet edunamix das Herzstück der Seminarverwaltung des Instituts. Regelmäßig genutzte Module sind unter anderem:
Veranstaltungen
Planung und Verwaltung aller Termine und Kurse
Dozentenverwaltung
übersichtliche Zuordnung von Lehrenden zu Veranstaltungen
Teilnehmermanagement
zentrale Datenpflege und Dokumentenverwaltung
Behördenmodul
strukturierte Abbildung öffentlicher Auftraggeber
Dokumentengenerierung
automatische Erstellung und Ablage von Teilnehmer- und Verwaltungsunterlagen
Auch individuelle Anpassungen wurden erfolgreich umgesetzt, etwa:
Integration in das bestehende CRM-System
Gestaltung eigener E-Mail-Vorlagen
Schnittstelle für QR-Codes zur Zutrittskontrolle des Institutsgeländes
Fazit:
edunamix ist eine nachhaltige Lösung für Bildungseinrichtungen im öffentlichen Bereich.
Mit edunamix hat das Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e. V. seine Prozesse erfolgreich digitalisiert und zentralisiert. Die Software sorgt heute für klare Abläufe, weniger Verwaltungsaufwand und höhere Transparenz bei gleichzeitig gesteigerter Teilnehmerzufriedenheit.
„Ich empfehle edunamix uneingeschränkt weiter. Die Software vereint Leistungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und eine hervorragende Betreuung – ein echter Mehrwert für Bildungseinrichtungen.“
Thomas Pfitzner, Teamleiter Zentrale Dienste/IT
Wenn Sie nach einer smarten, flexiblen und zukunftssicheren Lösung für die Verwaltung Ihrer Fort- und Weiterbildungsangebote suchen, ist edunamix die richtige Wahl!