Von der Papierflut zum digitalen Workflow – wie das Landesinstitut Sachsen-Anhalt mit elTIS nachhaltig entscheidende Prozesse optimierte
Das Landesinstitut für Schulqualität und Lehrerbildung Sachsen-Anhalt (LISA) verantwortet als öffentliche Einrichtung zentrale Aufgaben wie u. a. Lehrerfortbildung, Lehrplanentwicklung sowie Schulqualitätssicherung. Mit rund 320 Mitarbeitenden bietet das LISA dabei auch zahlreiche Fortbildungsveranstaltungen für Lehrkräfte des Landes an.
Um diese Herausforderungen nachhaltig zu lösen, entschied sich LISA für die Softwarelösung edunamix von EWU Software GmbH. Daraus entstand das individuell angepasste Fortbildungsportal elTIS-Online, welches exakt auf die speziellen Anforderungen des Instituts zugeschnitten wurde.
Stefan Lootze, Zentralgruppenleiter am LISA, berichtet über die Herausforderung, ein umfangreiches Veranstaltungsmanagement digital und nachhaltig zu organisieren, sowie über die langjährige erfolgreiche Zusammenarbeit mit EWU Software GmbH.
Der Weg von analog zu digital: Herausforderungen in der Verwaltung
Vor der Einführung von elTIS im Jahr 2011 dominierte am LISA eine papierlastige Verwaltung der Lehrerfortbildungen. Tag für Tag kamen zahlreiche Briefe mit Anmeldungen, die manuell bearbeitet werden mussten – Einladungen wurden in gleichermaßen aufwändiger Weise erstellt und versendet.
„Die Briefpost stapelte sich täglich körbeweise auf unseren Schreibtischen – eine unglaubliche Papierflut, deren Bearbeitung extrem zeitraubend war.“
Stefan Lootze, LISA
Die größten Herausforderungen waren:
- enormer Zeitaufwand und hohe Fehleranfälligkeit
- kaum Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
- ineffiziente Prozesse mit massivem Papierverbrauch
Sehr schnell wurde deutlich, dass eine wirklich digitale und flexible Lösung erforderlich war.
Warum elTIS? Anforderungen und Individualisierung
Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung überzeugte besonders die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit der Software edunamix als Basisprodukt.
Der Funktionsumfang konnte exakt auf die speziellen Anforderungen des öffentlichen Bildungssektors zugeschnitten werden – zusätzlich wurde das Portal individuell unter dem Namen elTIS-Online gestaltet.
Damit zeigte die EWU Software GmbH klar, dass sie die Bedürfnisse öffentlicher Institutionen versteht und passgenaue Lösungen anbietet.
Entscheidend waren dabei folgende Kriterien:
- Maßgeschneiderte Anpassung von Funktionen und Prozessen
- Intuitive Bedienbarkeit für unterschiedliche Nutzergruppen
- Langfristige Skalierbarkeit, um zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein
- Gute Integration in bestehende Systemlandschaft (Word, Outlook)
- Digitalisierung vieler bestehender analoger Workflows
Besondere Vorteile durch die Einführung von edunamix
Mehr als 14 Jahre nach der Einführung von elTIS zieht das LISA eine durchweg positive Bilanz.
Papierverbrauch drastisch reduziert: Fast alle Prozesse laufen heute digital und nachhaltig (ca. 90% weniger Papier).
Signifikante Zeitersparnis bei Planung und Verwaltung der Fort- und Weiterbildungen.
Möglichkeit der individuellen Pflege des Fortbildungsportfolios durch Lehrkräfte für jedes Schuljahr.
Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen Anbindung an Drittsysteme wie Türzugangssysteme und Infoanzeigen.
Schnelle Reaktionsfähigkeit: Änderungen bei Veranstaltungen erfolgen nun in wenigen Minuten statt Tagen.
Aussagekräftige Statistiken fördern zeitnahes Handeln in der Veranstaltungsplanung.
Neue Herausforderungen, wie beispielsweise das bundesweite „Startchancenprogramm“ mit einer neuen Planungsoberfläche, lassen sich problemlos in das bestehende System integrieren.
Fazit:
elTIS hat beim LISA nicht nur Effizienz geschaffen, sondern auch Prozesse nachhaltig digitalisiert.
Für öffentliche Einrichtungen stellt die Software eine besonders geeignete Lösung dar, weil sie sich flexibel an veränderte Anforderungen und Verwaltungsstrukturen anpassen lässt.
„Ich empfehle die Basissoftware edunamix ohne Vorbehalte weiter. Gerade öffentliche Einrichtungen profitieren von der Anpassbarkeit und Skalierbarkeit der Softwarelösung, da das System enorm flexibel ist.“
Stefan Lootze, LISA
Wenn Sie nach einer smarten, flexiblen und zukunftssicheren Lösung für die Verwaltung Ihrer Fort- und Weiterbildungsangebote suchen, ist edunamix die richtige Wahl!